Bilag g:

Opdateret maj 2011

Glostrup Rideklubs bestyrelse og udvalg 2011.

Se organisationsdiagram her.

BESTYRELSE:

Formand, Helle Skjøt, formand@glostruprideklub.dk

Næstformand, Maibritt Andersen

Kasserer, Karen Schmidt: kascdk@gmail.com

Sekretær, Helle Falck: helle@ices.dk

Medlem, Dorthe Larsen

Medlem, Bjarne Bantz

Medlem, Jette Andersson

Suppleant, Kirsten Jeberg

Juniorrepræsentant, Amalie Lehmann

Juniorrepræsentant, Bolette Haastrup

UDVALGSFORMÆND OG UDVALGSMEDLEMMER:

Dressurudvalg: Susanne Dyrnell (F), Helle Skjøt, Helle Falck, Marianne Hansen, Rebekka Danielsen, Jean Harnek, Jette Andersson, Freja Mortensen og Mette Anbro, Connie Rosendahl, Maria Hansen Quade og Anette Fauerby.

Springudvalg: Maibritt Andersen (F), John Jensen, Rene Møhl, Tine Skalka, Gyrithe Lynghøj Pedersen, Nina Rosendahl, Malene Skjøt, Nanna Rosenvold, Katja Steffin, Katrine D. Pedersen og Catarina Rasmussen

Velfærdsudvalg: Susanne Bærentzen, Tine Weihrauch, Sofie Jensen, Sofie Weihrauch, Thomas og Charlotte Albrechtsen, Anne Andersen, Tine Ejler, Michala Danielsen og Michael Engmann

Terrænudvalg: Jean Harnek (F), Susanne Bærentzen, René Møhl og Allan Mouritsen.

Sponsorudvalg: Torben Hansen, Mette Andersen, Signe Flint, Bianca Helmundt, Kirsten Jeberg og Katrina Dyrnell Bolding.

Juniorudvalg: Amalie Lehmann (F), Bolette Haastrup (F), Michala Danielsen, Tine Pilegaard, Anne Sofie Quistgaard, Astrid Spolin.

Voltigering: Marianne Hansen, Christina Sahlberg.

Festudvalg: Michael Engmann (F), Tine Weihrauch, Susanne Bærentzen, Freja Mortensen.
 
Miniudvalg: Camilla Sørensen (F), Anne Bente Hansen, Karin Bantz, Bjørg Hansen, Maja Jørgensen, Tine Pilegaard, Maria H. Quade, Emma Larsen, Tina Feldt, Nicka Langholm og Anette Hansen.

Foldudvalg: Susanne Bærentsen (F), Bjarne Bantz, Sofie Jensen, Gyrithe Lynghøj Pedersen, Pernille Kristensen, Joen Hansen og Reno Jensen.

Stævnekoordinator: Charlotte Tengmark

Ansvars‐ og funktionsbeskrivelser:

Bestyrelsen:
Klubbens formand:
Vælges på generalforsamlingen for en 2‐årig periode.
Tegner klubben ud af til.
Varetager kontakt til kommunen samt GSI (Glostrup samvirkende idrætsforeninger). Sørger for ansøgninger til kommunen om aktivitets- og lokaletilskud. Sørger for ansøgninger til GSI om materialetilskud og fremsende af dokumentation. Varetager kontakt til rideskolen, herunder fastsættelse af husleje mv. Varetager kontakt til skovvæsnet.
Behandler/videresender henvendelser fra klubber og medlemmer til forbundet. Modtager/behandler post/henvendelser fra kommunen, distriktet, forbundet og øvrige medlemmer.
Deltager i repræsentantskabsmøder og halvvejsmøder i Dansk Ride Forbund og Distrikt 1. Står for rekvisition af børneattester. Står for indhentelse og uddeling af championats præmier. Leder bestyrelsesmøderne. Sørger for at indberette medlemstal med mere til DRF og kommunen. Udarbejder og forelægger bestyrelsens beretning ved generalforsamlingen. Have kontakt til de forskellige udvalgs formænd.

Næstformand:
Konstitueres ved 1. bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
Næstformand skal træde i formandens sted ved dennes forfald.
Have kontakt til juniorudvalg og bistå dette.

Kasserer:
Vælges på generalforsamlingen for en 2‐årig periode. Fører klubbens regnskab. Opkræver kontingent. Sørger for betalinger i forhold til den daglige drift. Kassereren fremlægger regnskabs‐ og budgetstatus for den øvrige bestyrelse på bestyrelsesmøderne. Kassereren foranlediger regnskabets revidering og status samt driftsregnskabet underskrevet af
klubbens revisor 14 dage før generalforsamlingen. Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.

Sekretær:
Vælges på generalforsamlingen for en 2‐årig periode. Sekretæren tager referat ved bestyrelsesmøder. Sørger for dagsorden/indkaldelse, som sendes til deltagerne ca. en uge før mødet. Sørger for referat samt at få dette sendt ud til bestyrelsen og webmaster, som lægger dette på
hjemmesiden. Post sendt til sekretæren fordeles til relevante udvalg.
Ansvarlig for korrekt registrering af personer i udvalg.
Ansvarlig for opdatering af den aktivitetskalender, som hænger i stalden og til webmaster så hjemmesiden kan rettes. Sørger for opdatering af kluboplysninger diverse steder. Laver forskellige opslag til orientering for medlemmerne om forskellige arrangementer og informationer.

Øvrige medlemmer:
Deltager i bestyrelsesmøder og andre møder efter nærmere aftale.
Deltage i gennemførelse af beslutninger, som er vedtaget på bestyrelsesmøder. Tegner efter nærmere aftale klubben ud af til.
Deltager i tilrettelæggelse og gennemførelses af klubbens arbejdsdag.
Deltager i anskaffelse, drift og vedligeholdelse af klubbens materiel og faciliteter.

Webmaster:
Sørger for at opdatere hjemmesiden med relevant information, nyheder og aktivitetskalender. Sørger for at lægge starttider til stævner samt resultater på hjemmesiden. Opdaterer klubbens billedgalleri på hjemmesiden.

Ansvarsbeskrivelse af Glostrup Rideklubs udvalg.

Alle GLK´s udvalg forventes repræsenteret til bestyrelsesmøderne.

Springudvalg: Planlægge, arrangere og afholde springstævner. Propositionsforslag til stævnekoordinator. Ansvarlig for springbanen både under stævner og til hverdag samt dennes vedligeholdelse. Ansvarlig for anskaffelse og vedligeholdelse af springmateriel.
Forestår ud- og indtagning af springmateriel forår/efterår. Arrangere træningssamling.

Dressurudvalg: Planlægge, arrangere og afholde dressurstævner. Propositionsforslag til stævnekoordinator. Ansvarlig for dressurbanen både under stævner og til hverdag samt for banernes vedligeholdelse. Finde hjælpere til stævnerne. Forestår opsætning af dressurbanerne. Arrangere træningssamling.

Velfærdsudvalg: Varetage cafeteriets drift ved forskellige arrangementer. Finde hjælpere til disse arrangementer. Arrangere fællesspisning. Holde orden og sørge for oprydning af rytterstue.

Terrænudvalg: Arrangere den årlige terrænspringning. Kontakt til skovvæsenet.

Sponsorudvalg: Kontakte og finde sponsorer i forbindelse med afholdelse af C-stævner.

Juniorudvalg: Planlægge, arrangere og afholde Showstævnet og juletræsfest. Arrangerer og afholde kursus om sikkerhed. Afholde strigle/pudse udstyr/omgang i stalden kursus.
Evt. arrangerer forskellige hyggeeftermiddage/aftner.

Foldudvalg: Står for daglig administration af klubbens folde, herunder åbningstider og hegn. Opdaterer foldreglementet. Arrangerer arbejdsdage til vedligeholdelse af foldene. Har kontakt til kommunen vedr. leje af foldene.

Voltigeringsudvalg: Står for træning i voltigering. Arrangerer stævnedeltagelse. Planlægge og arrangerer træningssamlinger.

Miniudvalg: Planlægge, arrangerer og afholde minidressur, minispring og begynderskovture i samarbejde med rideskolen.

Festudvalg: Planlægge, arrangerer og afholde fester.

Stævnekoordinator: Sammenfatte propositionsforslag til godkendelse i Distrikt 1. Ansøger stævneterminer. Ansøger terminer på infosport. Taste propositioner på infosport. Koordinerer stævnerne. Indkalde til planlægningsmøder før stævnerne. Indkalde til evalueringsmøde efter stævnerne.

Forretningsorden Glostrup Rideklub.
 
1) Konstituering:
Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer, som vælges på generalforsamlingen for to år ad gangen.
Hvert år er tre eller fire bestyrelsesmedlemmer på valg, heriblandt enten formanden eller kassereren og sekretæren.
Udover formanden, kassereren og sekretæren, som vælges af generalforsamlingen, konstituerer bestyrelsen sig selv. Ved førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen vælger bestyrelsen næstformand for et år. Næstformanden træder ved formandens frafald i dennes sted.
Suppleanter vælges for en 1‐årig periode. Suppleanten indtræder i bestyrelsen i tilfælde af et bestyrelsesmedlems frafald.

2. Bestyrelsesmøder:
Bestyrelsesmøder holdes normalt i Rytterstuen i GLK, men under særlige omstændigheder kan et møde afholdes privat ved et af bestyrelsesmedlemmerne. Dette varsles i god tid, så alle er opmærksomme på denne ændring.
Bestyrelsesmøder afholdes hver 1. eller 2. tirsdag i hver måned, alle bestyrelsesmøder er normalt åbne for medlemmer.
Dato og tidspunkt for næste ordinære bestyrelsesmøde er fast afsluttende punkt på bestyrelsesmøder.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det, kan der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde med min. 7 dages varsel. Formanden kan om nødvendigt indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde med kortere varsel.
Suppleanter og udvalgsmedlemmer deltager i bestyrelsesmøderne.
 
3. Dagsorden og referat:
Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder udarbejdes af sekretæren og udsendes med tilhørende bilag til bestyrelsen senest 5 dage før mødet.
Dagsordenen skal mindst have følgende faste punkter:

• Godkendelse af sidste referat
• Meddelelser fra formanden
• Meddelelser fra udvalgene
• Økonomi/budgetopfølgning
• Evaluering af afholdte arrangementer
• Kommende arrangementer
• Eventuelt
• Ny dato

Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved almindelig stemmeflerhed og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Sekretæren udarbejder referat og sender det på mail til de øvrige bestyrelsesmedlemmer samt til webmasteren, som lægger det på hjemmesiden, til orientering for alle.
Bestyrelsen kan i særlige tilfælde beslutte, at en del af referatet ikke skal offentliggøres.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 stemmeberettigede medlemmer, heriblandt formanden eller næstformanden, deltager i beslutningen.
I rutinesager kan formanden træffe beslutninger alene.
 
4. Emner til dagsordenen.
Emner til dagsordenen, kan forelægges af ethvert bestyrelsesmedlem enten varslet som et særskilt punkt på dagsordenen eller frembragt under eventuelt.
Emner kan forelægges bestyrelsen af ethvert medlem af klubben. Henvendelsen skal være skriftlig og med angivelse af navn på ophavsmand. Henvendelsen kan rettes til et bestyrelsesmedlem, dog helst til bestyrelsesformand eller sekretæren.
Alle emner, der kan få væsentlig betydning for klubben, -administrativt, økonomisk eller praktisk, skal forelægges bestyrelsen ved et bestyrelsesmøde. Bestyrelsen tager stilling til, om den kan træffes endelig beslutning vedr. emnet eller, om emnet ønskes behandlet ved en generalforsamling. Bestyrelsen beslutter samtidig om der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, eller om beslutningen skal afvente til førstkommende ordinære generalforsamling. Skal emnet afvente en generalforsamling træffer bestyrelsen beslutning om eventuelle, midlertidige forholdsregler.
Hvis et emne specifikt vedrører arbejdet i et udvalg, skal det pågældende udvalg inddrages i bestyrelsens behandling af emnet således, at udvalgets holdninger og bemærkninger indgår i grundlaget for bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsen har ikke pligt til at følge et udvalgs indstilling, men kan afgøre sagen efter reglerne i klubbens love.

5. Budgetter, regnskaber og budgetansvar.
Kassereren foretager klubbens løbende bogføring, og kassereren har pligt til overfor bestyrelsen, at indberette væsentlige afvigelser fra budgettet så hurtigst som muligt, og om nødvendigt fremkomme med ændringsforslag til budgettet.
Kassereren udarbejder udkast til regnskab til behandling i bestyrelsen.
Hvert efterår udarbejder bestyrelsen budget for det kommende kalenderår. Kassereren indarbejder budgettet i klubbens regnskab, og forelægger det til endelig godkendelse sammen med regnskabet, ved generalforsamlingen.